Herkesin kullandığı bir terim olan zaman yönetimi kavramı; kişinin zamanını belirli etkinlikler çerçevesinde nasıl paylaştıracağını organize etme ve planlamasıdır. Yapılacak etkinlikleri önem derecesine göre doğru bir sıralamaya koymak ve her birinin belirli zaman dilimleri içerisinde gerçekleşmesini sağlamak, zaman yönetimi kavramının ana hedeflerindendir. İnsanlar, sürekli etkinliklerini gerçekleştirmek için yeterli zamanları olmadığını belirtirler. İnsanların çoğu gün bittiğinde gün içerisinde belirledikleri hedeflerini tam anlamıyla gerçekleştirememiş ya da tamamlayamamış olduklarından şikâyetçidirler. Ancak, gün herkes için 24 saattir ve bazı kişiler zamanlarını diğer insanlardan daha verimli kullanıp, hedeflerini diğerlerinden farklı olarak gerçekleştirmektedirler. Bunun nedeni zamanı iyi yönetmeleridir.
En Etkili 4 Zaman Yönetimi Tekniği
Günümüzde teknolojinin her geçen gün hayatımızın vazgeçilmez bir parçası haline gelmesi ve organizasyonların küreselleşmesi ile birlikte zaman yönetimi en büyük problemlerimizden birisi olmaktadır. Bu durum, insanların; iş, eğitim ve sosyal hayatlarında yapılması gereken işlerini yetiştirmeleri için zorlanmalarına neden olmaktadır. Fakat etkili zaman yönetimi teknikleri, detaylı bir planlama ve öncelik sıralandırması ile birlikte bu sorunu çözmek mümkündür.
Yapılacak işleri planlamak ve önceliklendirme sırasına koymak zamanı daha etkin kullanabilmeyi sağlamaktadır. Bunları yapabilmek için en etkili zaman yönetimi teknikleri ise; Kanban Tekniği, Pomodoro Tekniği ve Eisenhower Matrisidir. Ayrıca bunların dışında yapılacak işleri de not almak hayatımızı kolaylaştırır.
Kanban Tekniği
Toyota fabrikasında çalışan bir mühendis tarafından 1940’lı yıllarda geliştirilen Kanban Tekniği, Japonların günlük hayatlarında kullandığı bir zaman yönetimidir. Bu teknikle birlikte amaçları; fabrika içerisinde iş akışını daha kolay bir hale getirmektir. Bununla birlikte Kanban Tekniği günümüzde her iş alanında kullanabilmektedir. Kanban Tekniği 3 ana başlık ile birlikte işleri sıralayarak uygulanmaktadır.
Öncelikle, işleri bilgisayar veya not defterine yazarak görselleştirmek gerekmektedir. İşler görselleştirilirken 3 ana başlık halinde toplanmalıdır. İlk olarak “Yapılacaklar” başlığı oluşturulmalı ve altına maddeler halinde yapılacak işler sıralanmalıdır. İkinci bölümde, yapılan işler “Yapıyor Olduklarım” başlığı altında sıralanmalıdır. İlk madde içerisinde yer alan “Yapılacaklar” bölümünde bulunan ve şu an yapılan işler bu başlık altına kaydedilmektedir. Son başlık olarak ise bitirilen işlerin toplandığı bölüm “Yapıyor Olduklarım” bölümündeki işler bitirildiğinde ise bu başlık altına yazılmaktadır. Amaç; bitirilmiş işleri görüp, diğer işlerin bitmesi için kendimizi motive hissetmektir.
Pomodoro Tekniği
Pomodoro tekniği en etkili zaman yönetimleri içerisinde yer alan bir tekniktir. Pomodoro tekniği, zamanlayıcı kullanarak zamanın etkili kullanılmasını sağlayan bir sistemdir. Bu yöntemde; bir zamanlayıcıyı 25 dakikalık süre için ayarladıktan sonra çalışmaya başlıyorsunuz. 25 dakikanın sona ermesiyle birlikte 5 dakikalık kısa bir mola verilmektedir. Toplamda harcanan 30 dakikalık süreye 1 Pomodoro denmektedir. Yapılacak işin yoğunluğuna göre, arka arkaya 4 Pomodoro yapılabilmektedir.
Eisenhower Matrisi
Eisenhower Matrisi, eski ABD Başkanı Dwight David Eisenhower’ın geliştirdiği etkili bir zaman yönetimidir. Bu teknikte yapılması gereken işler; “Acil”, “Acil Değil”, “Önemli”, “Önemli Değil” şeklinde 4 kısma ayrılmaktadır.
Acil ve Önemli: Öncelikli olarak yapılması gereken ve ertelenemeyecek işleri ifade etmektedir.
Acil Değil ve Önemli: Uzun vadede yapılmaması gereken işleri belirtmektedir. Hemen yapılması gerekli değildir, fakat belli bir süreç içerisinde yapılması beklenmektedir.
Acil ama Önemsiz: Spontane bir şekilde ortaya çıkan işleri kapsamaktadır. Aniden gelen telefonlar, e-mailler örnek olarak verilebilir.
Acil Değil ve Önemsiz: Yapmamız gereken, yaparsanız aradan çıkacak ama yapmadığımız durumda da önem teşkil etmeyecek kısımlardır.
Kişisel Zaman Yönetimi Yaklaşımları
Yapılacak işleri not almak işimizi kolaylaştıracaktır. Bütün etkili zaman yönetimi teknikleri içerisinde genel olarak işler öncelikle not almaya göre şekillenmektedir. Zamanı daha etkili kullanmak, işleri aksatmadan tamamlamak üzere hepsini not almak oldukça büyük önem taşımaktadır.
Anlık unutmamamız gereken işleri hatırlatma görevi taşıyacak yapışkanlı not kâğıdı kullanmak oldukça faydalı olacaktır.
Elif Küçükaysever
Comments 1